Sunday, June 15, 2014

Noon Feeding Planner Version 1.4

സ്കൂള്‍ ഉച്ചഭക്ഷണപദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വിവിധ രജിസ്റ്ററുകള്‍ തയാറാക്കുക എന്നത് വളരെയേറെ ശ്രമകരമായ ഒരു ജോലിയാണ്. അത് എളുപ്പമാക്കാന്‍ സഹായിക്കുന്ന Noon Feeding Planner എന്ന Workbookന്‍റെ പുതിയ 1.4 വെര്‍ഷന്‍ ആണ് ഇവിടെ പരിചയപ്പെടുത്തുന്നത്.. EXCEL 2013 (MS OFFICE 2013) ലാണ് ഇത് തയ്യാറാക്കിയിരിക്കുന്നത്. MS Office 2007 അല്ലെങ്കില്‍ അതിനു ശേഷമുള്ള വേര്‍ഷനുകള്‍ ഇന്‍സ്റ്റാള്‍ ചെയ്തിട്ടില്ലാത്ത കമ്പ്യുട്ടറുകളില്‍ ഇത് പൂര്‍ണരൂപത്തില്‍ പ്രവര്‍ത്തിക്കില്ല. ഇത് ഉപയോഗിച്ച് NMP I , K 2, Consolidated Noon feeding Attendance Register, School Monthly Data Capture Format, Noon feeding Accounts Register, Statement of Expenditure എന്നിവ തയ്യാറാക്കാനും ഉച്ചഭക്ഷണചെലവുകള്‍ ക്രമീകരിക്കാനും കഴിയും.

എത്ര കുട്ടികളുള്ള സ്കൂളുകള്‍ക്കും ഉപയോഗിക്കാവുന്ന തരത്തിലാണ് ഇതിന്‍റെ പുതിയ വേര്‍ഷന്‍ 1.4 തയ്യാറാക്കിയിരിക്കുന്നത്. Basic Data എന്ന ഷീറ്റില്‍ Sanctioned Feeding Strength കൃത്യമായി നല്‍കിയാല്‍ അതിനനുസരിച്ച നിരക്കില്‍ ചെലവുകള്‍ calculate ചെയ്യപ്പെടും. Macro Enable ചെയ്യാത്ത ഒരു സാധാരണ വര്‍ക്ക്‌ബുക്ക്‌ ആണിത്. ഇത് ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത ശേഷം Basic Data എന്ന ഷീറ്റില്‍ സ്കൂളിനെ കുറിച്ചുള്ള പ്രാഥമികവിവരങ്ങള്‍ ചേര്‍ക്കുക. അതിനു ശേഷം ഈ കോപ്പി കമ്പ്യുട്ടറില്‍ സൂക്ഷിച്ചു വച്ച് അതില്‍നിന്നും ഓരോ കോപ്പി ഓരോ മാസത്തേക്കും എടുത്തു ഉപയോഗിക്കാം. ഡാറ്റ ചേര്‍ത്ത് ആവശ്യമായ രജിസ്റ്ററുകളുടെ പ്രിന്റ്‌ എടുത്തു കഴിഞ്ഞ ശേഷം ആ ഫയല്‍ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുകയോ സൂക്ഷിക്കുകയോ ആവാം. സൂക്ഷിക്കുന്നെങ്കില്‍ ആ ഫയലിനു ആ മാസത്തിന്റെ പേര് ചേര്‍ത്ത് സേവ് ചെയ്‌താല്‍ പിന്നീട് എടുത്ത് ഉപയോഗിക്കാന്‍ എളുപ്പമാവും.

വര്‍ക്ക്‌ബുക്കിന്‍റെ താഴെ ഭാഗത്ത്‌ ഇതിലുള്ള ഷീറ്റുകളുടെ പേരുകള്‍ കാണാം.
Click on the image to enlarge it

ഇനി Noon Feeding Planner എങ്ങിനെ ഫലപ്രദമായി ഉപയോഗിക്കാം എന്ന് നോക്കാം. ഇതില്‍ Basic Data എന്ന ഷീറ്റിലാണ് സ്കൂളിനെക്കുറിച്ചുള്ള അടിസ്ഥാന വിവരങ്ങള്‍ ചേര്‍ക്കുന്നത്. ഈ ഷീറ്റ് ലഭിക്കാന്‍ ഏറ്റവും അടിയില്‍ കാണുന്ന "Basic Data" യില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഇതില്‍ ആവശ്യമായ എല്ലാ വിവരങ്ങളും പച്ച കള്ളികളില്‍ ചേര്‍ക്കുക. സ്കൂളിലെ ഭക്ഷണം കഴിക്കുന്ന കുട്ടികളുടെ എണ്ണത്തിനനുസരിച്ചാണ് കണ്ടിന്‍ജന്റ്റ് ചാര്‍ജ് കണക്കാക്കുന്നത്. അതുകൊണ്ട് Basic Data യിലെ Sanctioned Feeding Strength പ്രീ പ്രൈമറി മുതല്‍ എട്ടാം ക്ലാസ്സ്‌ വരെ കൃത്യമായി ചേര്‍ക്കുക.
Click on the image to enlarge it
പാചകക്കാരുടെ കൂലി രണ്ടു തരത്തില്‍ കണക്കാക്കുന്നതായി കണ്ടു വരുന്നുണ്ട്. Sanctioned Feeding Strength ന് അനുസരിച്ചും Total Number fed ന് അനുസരിച്ചും. Total Number fed ന് അനുസരിച്ചു പാചകക്കൂലി കണക്കാക്കാന്‍ ഈ പേജിലെ താഴത്തെ പച്ച സെല്ലില്‍ "1" എന്ന് ചേര്‍ക്കണം. അല്ലെങ്കില്‍ Sanctioned Feeding Strength ന് അനുസരിച്ചാണ് പാചകക്കൂലി കണക്കാക്കപ്പെടുക. ഇതില്‍ വിവരങ്ങള്‍ ചേര്‍ത്തിക്കഴിഞ്ഞാല്‍ അടുത്ത ഷീറ്റ് ആയ Monthly Data യില്‍ ആ മാസത്തെ കുട്ടികളുടെയും അരിയുടെയും കണക്ക് ചേര്‍ക്കാം.
Click on the image to enlarge it
Monthly Data ഷീറ്റില്‍ ആദ്യം കൊല്ലം, മാസം എന്നിവ പച്ച കള്ളികളില്‍ മാറ്റി കൊടുക്കുക. പിന്നീട് 'Day' എന്ന കോളത്തിനു താഴെ ഭക്ഷണം കൊടുത്ത തിയ്യതികള്‍ ചേര്‍ത്തികൊടുക്കാം. (ഭക്ഷണം കൊടുക്കാത്ത ദിവസമാണ് അരി കൊണ്ടുവന്നതെങ്കില്‍ ആ ദിവസം കൂടി ഉള്‍പ്പെടുത്താം. എന്നാല്‍ ആ ദിവസം കുട്ടികളുടെ എണ്ണം ചേര്‍ക്കരുത്. '0' എന്നും ചേര്‍ക്കാന്‍ പാടില്ല. ചേര്‍ത്താല്‍ Feeding Days എണ്ണം കൂടിപ്പോകും.) അതിന് ശേഷം ഓരോ ക്ലാസിലെയും ആണ്‍കുട്ടികളുടെയും പെണ്‍കുട്ടികളുടെയും എണ്ണം ഓരോ ദിവസത്തേതും ചേര്‍ക്കുക. 5 മുതല്‍ 8 വരെ ക്ലാസുകളിലെ എണ്ണം ചേര്‍ക്കാന്‍ മറ്റൊരു ടേബിള്‍ താഴെയുണ്ട്. കുട്ടികളുടെ എണ്ണം മുഴുവന്‍ ചേര്‍ത്തികഴിഞ്ഞാല്‍ ആ മാസത്തിന്‍റെ ആരംഭത്തില്‍ ഉള്ള സ്റ്റോക്ക്‌ Opening stock of Rice എന്ന കള്ളിയില്‍ ചേര്‍ക്കുക.

(ഏതെങ്കിലും സെല്ലില്‍ ചേര്‍ത്ത വിവരങ്ങള്‍ മായ്ച്ചു മറ്റൊന്ന് ചേര്‍ക്കാന്‍ ഒരിക്കലും 'Delete' ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യരുത്. പകരം ആ സെല്ലില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്തു പുതിയ വിവരം അടിക്കുകയോ "Backspace' ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തി മായ്ക്കുകയോ ചെയ്യാം. ഒരു കൂട്ടം സെല്ലുകളില്‍ ചേര്‍ത്ത വിവരങ്ങള്‍ മായ്ക്കാന്‍ ആ സെല്ലുകള്‍ സെലക്ട്‌ ചെയ്ത ശേഷം right click ചെയ്തു വരുന്ന window യില്‍ 'Clear Contents' ക്ലിക്ക് ചെയ്യാം.)

അതിനുശേഷം ആ മാസം ലഭിച്ച അരിയുടെ അളവ് പ്രധാന പട്ടികയ്ക്ക് പുറത്തുള്ള ചെറിയ പട്ടികയില്‍ അരി ലഭിച്ച തിയ്യതിക്ക് നേരെ ചേര്‍ക്കുക.NMP I, K2, MDCF, Consolidated NF Attendance Registerഎന്നിവതയ്യാറാക്കാന്‍ ഇത്രയും മതിയാകും. ഇനി 'PLANNER' എന്ന ഷീറ്റ് പരിചയപ്പെടാം.

ഉച്ചഭക്ഷണപരിപാടി പ്ലാന്‍ചെയ്യുന്നതിനും അക്കൌണ്ടുകള്‍ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുമാണ് ഇത്. ഉച്ച ഭക്ഷണം കൊടുത്ത ദിവസങ്ങളില്‍ ചെലവഴിച്ച തുക ഇനം തിരിച്ചു ചേര്‍ത്തികൊടുക്കണം. അപ്പോള്‍ആ ദിവസങ്ങളിലേക്ക് ലഭിക്കാവുന്ന കുക്കിംഗ്‌ ചാര്‍ജും മറ്റു ചെലവുകള്‍ക്കായുള്ള പരമാവധി തുകയും അതില്‍ ചെലവഴിച്ചതുകയും എത്ര തുക ബാലന്‍സ് ആയി ഉണ്ടെന്നും മുകളില്‍ കാണാം. ഇതനുസരിച്ച് ഭക്ഷണം മെച്ചപ്പെടുത്തുകയോ ചെലവ് ചുരുക്കുകയോ ചെയ്യാം. ഇതില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന വിവരങ്ങളാണ് അക്കൗണ്ടുകളിലേക്കും NMP 1 ലേക്കും പോകുന്നത്.

MDCF ഷീറ്റില്‍ പച്ച നിറത്തിലുള്ള കള്ളികളില്‍ ആവശ്യമുള്ളിടത്ത് വിവരങ്ങള്‍ ചേര്‍ക്കാം. മാര്‍ക്ക് ചെയ്യേണ്ട കള്ളികളില്‍ പ്രിന്റ്‌ എടുത്തുകഴിഞ്ഞ ശേഷം ടിക്ക് മാര്‍ക്ക്‌ ഇടാം.

Noon feeding Accounts Register ല്‍ മാസാരംഭത്തില്‍ കൈയില്‍ ഉള്ള കാഷ്ബാലന്‍സ് ആദ്യം ചേര്‍ക്കണം. ഇത് കഴിഞ്ഞ മാസത്തെ അക്കൗണ്ട്‌ നോക്കി അതില്‍ കാണുന്നഅവസാനദിവസത്തെ ബാലന്‍സ് ആയിരിക്കും. PLANNER ല്‍ കൊടുത്ത സംഖ്യകള്‍ അക്കൌണ്ടീല്‍ വന്നിരിക്കും. ബാങ്കില്‍ നിന്നും പണം പിന്‍വലിച്ച ദിവസം അത് ചേര്‍ക്കുക. അക്കൌണ്ടില്‍ ഏതെങ്കിലും ചെലവ് ഇനത്തിന്‍റെ പേര് മാറ്റികൊടുക്കണമെങ്കില്‍ അത് അക്കൌണ്ടിന്‍റെ പുറത്തുള്ള പച്ച കള്ളികളില്‍ ചേര്‍ത്തി കൊടുത്താല്‍ അത് അക്കൌണ്ടീല്‍ വന്നുകൊള്ളും.


Statrment of Expenditure എന്ന ഷീറ്റില്‍ സാധനങ്ങളുടെ അളവ് വേണമെങ്കില്‍ ചേര്‍ത്തിക്കൊടുക്കാം. വൗച്ചര്‍ നമ്പറിന്റെ അവസാനഭാഗം പട്ടികയ്ക്ക് പുറത്തുള്ള പച്ച കള്ളിയില്‍ ചേര്‍ത്തികൊടുത്താല്‍ അതിനനുസരിച്ച് Voucher No കോളത്തില്‍ വന്നുകൊള്ളും. കഴിഞ്ഞ മാസത്തെ അവസാനത്തെ വൌച്ചറിനു തുടര്‍ച്ചയായി നമ്പര്‍ നല്‍കണമെങ്കില്‍ കഴിഞ്ഞ മാസത്തെ അവസാനനമ്പര്‍ മാത്രം അതിനായി നല്കിയ കള്ളിയില്‍ ചേര്‍ക്കുക.

ഇനി പ്രിന്റ്‌ എടുക്കുന്നത് എങ്ങിനെയെന്ന് നോക്കാം. വിന്‍ഡോയുടെ മുകളിലെ വലത്തേ മൂലയില്‍ കാണുന്ന ഐക്കണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്‌താല്‍ വരുന്ന ലിസ്റ്റില്‍ കാണുന്ന 'Print' ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ആവശ്യമായ ഷീറ്റുകള്‍ എല്ലാം പ്രിന്‍റ് എടുത്തു സൂക്ഷിക്കാം. ഈ Worksheet ന് മാസത്തിന്‍റെ പേര് കൂട്ടിച്ചേര്‍ത്ത് save ചെയ്തു വച്ചാല്‍ പിന്നീട് ആവശ്യമെങ്കില്‍ ഉപയോഗിക്കാം. രേഖകള്‍ സമര്‍പ്പിക്കുന്നതിനു മുമ്പായി അവ ശരിയാണെന്ന് പരിശോധിച്ച് ഉറപ്പു വരുത്തുക. ആദ്യത്തെ തവണയെങ്കിലും.

Guidelines to Prepare TDS Correction Statement.

TDS statement തയ്യാറാക്കിയപ്പോൾ വരുന്ന തെറ്റുകൾ തിരുത്താൻ TDS Correction Statement ഫയൽ ചെയ്യുകയാണ് വേണ്ടത്. TDS Correction Statement ഫയൽ ചെയ്യാൻ പ്രധാനമായും 6 ഘട്ടങ്ങളുണ്ട്.
  1. TRACES ൽ TAN രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുക. (നേരത്തെ TAN രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ വീണ്ടും രജിസ്റ്റർചെയ്യേണ്ടതില്ല.)
  2. TRACES ൽ login ചെയ്ത് Conso File ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യുക. (Justification Report കൂടി ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്തു പരിശോധിക്കുന്നത് തെറ്റ് എന്തെന്ന് കൃത്യമായി മനസ്സിലാക്കാൻ സഹായകമാണ്.)
  3. RPU ഓപ്പണ്‍ ചെയ്ത് ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത Conso File RPU വിലേക്ക് കൊണ്ടുവരിക
  4. RPU വിൽ വേണ്ട തിരുത്തലുകൾ നടത്തുക.
  5. File സേവ് ചെയ്യുക.
  6. Validate ചെയ്യുക.
  7. Fvu ഫയൽ കോപ്പി ചെയ്തു അപ്‌ലോഡ്‌ ചെയ്യാനായി TIN Facilitation Center ൽ നൽകുക.

ഇനി ഓരോ ഘട്ടങ്ങളും വിശദമായി പരിശോധിക്കാം.
1.TRACES ൽ TAN രജിസ്റ്റർ ചെയ്യൽ
TRACES ൽ TAN രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്നതെങ്ങിനെ എന്ന് വിവരിക്കുന്ന പോസ്റ്റ്‌ നേരത്തെ തയ്യാറാക്കിയിരുന്നു. അതിനായി ഈ ലിങ്കിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. Click here for Register TAN in TRACES
2.TRACES ൽ login ചെയ്ത് Conso File ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യൽ
Traces ൽ ലോഗിൻ ചെയ്യുന്നതിനായി TRACES ന്റെ ഹോംപേജിൽ ഉള്ള Login ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.
Click on the image to enlarge it.

TAN രജിസ്റ്റർ ചെയ്തു ലഭിച്ച User ID, Password, Tan നമ്പർ എന്നിവ നൽകിയ ശേഷം അതിനു ചുവടെയുള്ള verification code താഴെ അടിച്ചു കൊടുത്ത് OK ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ തുറക്കുന്ന പേജിലെ "Quick Links" നു ചുവടെയുള്ള "Request for Conso File" ൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.
(അല്ലെങ്കിൽ Statements/Payments ക്ളിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ വരുന്ന dropdown list ൽ "Request for Conso File ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക). അപ്പോൾ വരുന്ന പേജിൽ നമുക്ക് തിരുത്തൽ വരുത്തേണ്ടത് ഏത് ക്വാർട്ടറിലെ സ്റ്റെറ്റ്മെന്റ്റ്‌ ആണോ അത് ഇതിൽ ചേർത്ത് കൊടുക്കുക.
Click on the image to enlarge it.

Financial Year, Quarter എന്നിവ ചേർക്കുക. Form Type "24Q" സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക. എന്നിട്ട് "GO " ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.
അപ്പോൾ തുറക്കുന്ന പേജിൽ 'Token Number/Provisional Receipt Number (PRN)' എന്നതിന് നേരെ ഉള്ള കള്ളിയിൽ Conso file വേണ്ട ക്വാർട്ടറിന്റെ TDS ഫയൽ ചെയ്ത 15 അക്ക Token Number അടിച്ചു കൊടുക്കുക.

Click on the image to enlarge it.

പിന്നീട് അതിനു താഴെ 'Please select if the payment was done by Book Adjustment' എന്ന വരിയുടെ തുടക്കത്തിലുള്ള ബോക്സിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. ഇനി ആ ക്വാർട്ടറിൽ ഏതെങ്കിലും ഒരു മാസത്തിൽ ആകെ അടച്ച ടാക്സും ആ മാസം ടാക്സ് കുറയ്ക്കപ്പെട്ട മൂന്നു പേരുടെ PAN നമ്പരും അവരുടെ ആ മാസത്തെ ആകെ ടാക്സും ചേർക്കാനുണ്ട്. മൂന്നിൽ കുറവ് ആളിൽ നിന്നെ ടാക്സ് കുറച്ചിട്ടുള്ളൂ എങ്കിൽ അവരുടെ വിവരം മാത്രം ചേർത്തിയാൽ മതി.

Click on the image to enlarge it.

'Date on which tax deposited' എന്നതിന് നേരെ ടാക്സ് ട്രഷറിയിൽ ലഭിച്ച മാസത്തിന്റെ അവസാന ദിവസം ചേർക്കുക.(നവംബർ മാസത്തെ ബില്ല് ഡിസംബർ മാസത്തിൽ കാഷ് ചെയ്യുന്നതിനാൽ ആ ബില്ലിലെ വിവരം ചേർക്കുമ്പോൾ "31-Dec-2013" എന്ന വിധത്തിലാണ് ചേർക്കേണ്ടത്.) 'Challan Amount/Transfer Voucher Amount' എന്നതിന് നേരെ ആ മാസത്തിൽ ആകെ കുറച്ച ടാക്സും ചേർക്കുക സംഖ്യ ചേർക്കുമ്പോൾ 1200 രൂപയ്ക്ക് 1200.00 എന്ന് കാണിക്കണം. അതിനു ശേഷം ടാക്സ് കുറച്ചവരുടെ PAN ഉം ടാക്സും ഇത് പോലെ ചേർത്ത ശേഷം താഴെയുള്ള 'proceed' ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ പുതിയ ഒരു പേജ് തുറക്കും.

Click on the image to enlarge it.

ഇതിൽ നമുക്കുള്ള "Authentication Code" ഉണ്ടാവും. ഇത് എഴുതി എടുക്കുക. അല്ലെങ്കിൽ കോപ്പി ചെയ്യുക. (ഇനി ഒരു ദിവസം ഈ ക്വാർട്ടറിന്റെ മറ്റു ഫയലുകൾ ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യാനും ഇതേ Authentication Code മതി) എന്നിട്ട് "proceed with transaction' എന്ന ബട്ടണിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.
Click on the image to enlarge it.

ഇപ്പോൾ തുറക്കുന്ന 'Download Request Confirmation' പേജിൽ നിന്നും "Request Number" എഴുതി സൂക്ഷിക്കുക. ഇപ്പോൾ നാം Conso File നു അപേക്ഷിച്ചു കഴിഞ്ഞു. ഇനി 'Conso File" ലഭിക്കുന്നതിനു മിനിട്ടുകളോ മണിക്കൂറുകളോ താമസം ഉണ്ടാവാം.
"Conso File" ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യുന്നതിനായി "Downloads" ബട്ടണിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ വരുന്ന dropdown ലിസ്റ്റിൽ "Requested Downloads" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.
Click on the image to enlarge it.

"Request Number" ന് നേരെ മുമ്പ് എഴുതി വച്ച Request Number ചേർത്ത ശേഷം "GO" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ താഴെ ഒരു വരിയിൽ Request ന്റെ വിവരങ്ങൾ കാണാം. അതിൽ status കോളത്തിൽ Available എന്നാണോ എന്ന് നോക്കുക. Available ആണെങ്കിൽ ആ വരിയിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്തു താഴെയുള്ള "HTTP Download" എന്ന ബട്ടണിൽ click ചെയ്യുക.
Click on the image to enlarge it.

അപ്പോൾ Conso File കമ്പ്യൂട്ടറിലേക്ക് ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യപ്പെടും. ഈ ഫയൽ zipped file ആയി ആണ് ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യപ്പെടുക. ഇത് unzip ചെയ്യുക. അപ്പോൾ പാസ്സ്‌വേർഡ്‌ "TAN Number _ Request Number" ആണ് നൽകേണ്ടത്.
(ഇതിന്റെ കൂടെ Justification റിപ്പോർട്ട്‌ കൂടി ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്തു പരിശോധിക്കുന്നത് തെറ്റ് എന്താണ് എന്ന് കൃത്യമായി മനസ്സിലാക്കാൻ സഹായിക്കും. അത് മറ്റൊരു പോസ്റ്റിലൂടെ വിശദമാക്കാം.)
3. RPU ഓപ്പണ്‍ ചെയ്ത് ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത Conso File RPU വിലേക്ക് കൊണ്ടുവരിക
RPU എന്ന ഫോൾഡർ തുറന്ന് RPU എന്ന application file ക്ളിക്ക് ചെയ്തു വീണ്ടും റൈറ്റ്ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. 'Run as administrator' ക്ളിക്ക് ചെയ്ത് RPU ഓപ്പണ്‍ ചെയ്യുക. അതിൽ "Form No" 24Q സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക. എന്നിട്ട് 'Correction' നു നേരെയുള്ള ബട്ടണിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ 'Please import latest Consolidated TDS -TCS file to prepare correction statement' എന്ന് കാണുന്ന dialogue box ൽ "OK' ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.
"Import Consolidated TDS - TCS File' എന്ന ബട്ടണിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ തുറക്കുന്ന വിൻഡോയിൽ നേരത്തെ നമ്മൾ TRACES ൽ നിന്നും ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത "Conso File" കണ്ടെത്തി ആ pdf ഫയൽ സെലക്ട്‌ ചെയ്തു 'open' ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ 'Ensure that the latest Consolidated TDS TCS is used for preparation of correction statement" എന്ന dialogue box ൽ "OK" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ "file imported successfully " എന്ന ബോക്സിൽ OK ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. നേരത്തെ ഫയൽ ചെയ്ത ആ ക്വാർട്ടറിന്റെ എല്ലാ വിവരങ്ങളും RPU വിൽ ലോഡ് ചെയ്യപ്പെടും.
4. RPU വിൽ വേണ്ട തിരുത്തലുകൾ നടത്തുക.
'Form' ഷീറ്റിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താൻ "Update deductor details" നു നേരെ "Other deducter details" എന്ന് സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക. (TAN Number, Form Number, Financal Year, Assessment Year എന്നിവയിൽ മാറ്റം വരുത്താൻ കഴിയില്ല.)
Click on the image to enlarge it.

അതിനു ശേഷം ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ മാറ്റിക്കൊടുക്കാം.
"Challan' ഷീറ്റിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താൻ ആ ഷീറ്റ് എടുക്കുക. അതിലെ "Updation mode for challan" (രണ്ടാം കോളം) എന്ന കോളത്തിൽ മാറ്റം വരുത്തേണ്ട ചലാനിൽ "Update" സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക. തുടർന്നു ആ ചലാനിൽ ആവശ്യമായ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താം. Section Code, 24G Receipt No, Date on which tax deposited, DDO/Transfer voucher Serial No, Interest amount, Other amount എന്നീ കോളങ്ങളിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താവുന്നതാണ്. പുതിയൊരു ചലാൻ വിവരങ്ങൾ ചേർക്കാൻ "Insert Rows" ൽ ആവശ്യമായ എണ്ണം നൽകി "OK" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. തുടർന്നു "Updation mode for challan" കോളത്തിൽ "Add" സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക. തുടർന്നു ആവശ്യമായ എല്ലാ കോളങ്ങളും പൂരിപ്പിക്കുക.
ടാക്സ് അടച്ചവരെ കുറിച്ചുള്ള മാറ്റങ്ങൾ "Annexure 1" ലാണ് വരുത്തുന്നത്. ഇതിന്നായി ആ ഷീറ്റ് എടുക്കുക. PAN നമ്പറിൽ മാറ്റം വരുത്താൻ രണ്ടാം കോളമായ "Updation mode for Deductee" യിൽ മാറ്റം വരുത്തേണ്ട വരികളിൽ "PAN Update" സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക. "PAN of the employee" എന്ന കോളത്തിൽ ശരിയായ PAN നമ്പർ അടിച്ചു കൊടുക്കുക. ഒന്നിൽ കൂടുതൽ തവണ ഒരാളുടെ PAN Number ൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താൻ കഴിഞ്ഞേക്കില്ല. ജീവനക്കാരനെ കുറിച്ചുള്ള മറ്റു വിവരങ്ങൾ മാറ്റുന്നതിനായി "Update" സെലക്ട്‌ ചെയ്ത് ആവശ്യമായ തിരുത്തലുകൾ നടത്തുക. പുതിയ ആളുകളെ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നതിനായി "Insert Row" ക്ളിക്ക് ചെയ്ത് വേണ്ടത്ര വരികളുടെ എണ്ണം ചേർത്ത് "OK" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. പുതിയ വരികളിൽ രണ്ടാം കോളത്തിൽ "Add" സെലക്ട്‌ ചെയ്ത് വിവരങ്ങൾ ചേർക്കുക.
"Annexure II" ൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താൻ ആ ഷീറ്റ് എടുക്കുക. "PAN"നമ്പറിൽ മാറ്റം വരുത്താൻ രണ്ടാം കോളമായ "Updation mode" ൽ "PAN update" സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക. എന്നിട്ട് വേണ്ട മാറ്റം വരുത്തുക. ഒരാളെ ക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാൻ രണ്ടാം കോളത്തിൽ "Delete " സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക. ഡിലീറ്റ് ചെയ്താലും വിവരങ്ങൾ കോളത്തിൽ തന്നെ ഉണ്ടാവും. പുതിയ ആളുകളെ ചേർക്കാൻ "Insert Rows" ക്ളിക്ക് ചെയ്ത് വരികളുടെ എണ്ണം കൊടുത്ത് വരികൾ ചേർത്ത് അവരെ കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ ചേർക്കാം. വേണ്ട മാറ്റങ്ങളെല്ലാം വരുത്തിക്കഴിഞ്ഞാൽ ഫയൽ സേവ് ചെയ്യാം.
5. File സേവ് ചെയ്യുക.
ഫയൽ സേവ് ചെയ്യുന്നതിനായി ഏറ്റവും താഴെ കാണുന്ന 'Save' എന്ന കമാന്‍ഡ് ബോക്സില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ 'save File' എന്ന വിന്‍ഡോ തുറക്കും. അതില്‍ "save in -ETds RPU എന്നു കാണാം. അതിന് വലത് വശത്ത് പുതിയ ഫോള്‍ഡര്‍ ഉണ്ടാക്കാനുള്ള ഐക്കണ്‍ കാണാം. ഇല്ലെങ്കിൽ താഴെ "New Folder" എന്ന് കാണാം. അതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
അല്ലെങ്കില്‍ റൈറ്റ് ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് New Folder ഉണ്ടാക്കുക. എന്നിട്ട് ആ ഫോള്‍ഡറിന് പേര് നല്‍കാം. സ്ഥാപനത്തിന്‍റെ പേരിന്‍റെ കൂടെ 24Q4Q, or (24Q3Q) എന്നുകൂടെ ചേര്‍ത്ത് പേര് അടിക്കാം. എന്നിട്ട് ഈ ഫോൾഡർ ഓപ്പണ്‍ ചെയ്യാം
അതിന് ശേഷം save ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ശരിയായി സേവ് ചെയ്തെങ്കില്‍ 'File saved successfully at ....' എന്ന ഡയലോഗ് ബോക്സ്‌ തുറന്നു വരും. അതില്‍ OK ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
6. Validate ചെയ്യുക.
ഫയൽ validate ചെയ്യാൻ window യിൽ താഴെയുള്ള "Create File" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.
Click on the image to enlarge it.

അപ്പോൾ "Select path" എന്ന ഡയലോഗ് ബോക്സ്‌ തുറക്കും. അതിൽ നടുവിലെ "Browse" എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ "Save as" എന്ന ബോക്സ്‌ തുറക്കും. അതിൽ നാം നേരത്തെ RPU വിൽ കയറ്റിയ extract ചെയ്ത Conso file path സെലക്റ്റ് ചെയ്തു ലോഡ് ചെയ്യുക. അതിനു ശേഷം ഏറ്റവും താഴത്തെ മൂന്നാമത്തെ "Browse" ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ വരുന്ന Save as ബോക്സിൽ നാം സ്ഥാപനത്തിന്റെ പേരിൽ ഉണ്ടാക്കിയ ഫോൾഡർ തുറന്ന് അതിൽ നമ്മൾ save ചെയ്ത ഫയൽ കൊണ്ടുവരിക. ഇനി "Validate" എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. ചേര്‍ത്ത വിവരങ്ങളെല്ലാം വേണ്ട രീതിയിലാണെങ്കില്‍ 'File Validation Successful' എന്നു രേഖപ്പെടുത്തിയ മെസ്സേജ് ബോക്സ്‌ വന്നതായി കാണാം. അതിനു താഴെയുള്ള 'OK' ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
ഇനി നമുക്ക് RPU 3.8 ക്ലോസ് ചെയ്യാം. ഇതിനായി ടൈറ്റില്‍ ബാറില്‍ വലത്തേ അറ്റത്ത്‌ കാണുന്ന ക്ലോസ് ബട്ടണില്‍ (X) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ 'Do you wish to save data before exiting the application' എന്ന ഡയലോഗ് ബോക്സ്‌ വരും. അതില്‍ 'Yes' ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
അപ്പോള്‍ 'Save As' എന്ന പേരോട് കൂടിയ ഒരു ഡയലോഗ് ബോക്സ്‌ തുറക്കും. അതില്‍ ഏതാനും ഫയലുകള്‍ ഉള്ളതായി കാണാം.അതില്‍ ഏറ്റവും മുകളിലായി നാം നേരത്തെ പേര് നല്‍കി സേവ് ചെയ്ത ഫയല്‍ ഉണ്ടായിരിക്കും. അതില്‍ ഒരു തവണ ക്ലിക്ക് ചെയ്തു സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക. എന്നിട്ട് 'Save as' എന്ന ആ ഡയലോഗ് ബോക്സില്‍ കാണുന്ന 'Save' ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ പുതിയൊരു ഡയലോഗ് ബോക്സ്‌ തുറക്കും. അതില്‍ 'Do you want to replace it?' എന്നതിന് ചുവടെ കാണുന്ന 'Yes' ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ 'File saved successfully' എന്നെഴുതിയ മെസ്സേജ് ബോക്സ്‌ തുറക്കും. അതില്‍ 'OK' ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അതോടെ RPU 3.8 ക്ലോസ് ആവും. ഇനി നാം തയ്യാറാക്കിയ ഫയല്‍ Tin Fecilitation Centre ല്‍ സമര്‍പ്പിക്കുന്നതിനായി കോപ്പി ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്.
7. ഫയൽ കോപ്പി ചെയ്യൽ
ഇപ്പോള്‍ Local Disc C യിലെ RPU എന്ന ഫോള്‍ഡറിലുള്ള ഫയലുകള്‍ക്കൊപ്പം നാം സ്ഥാപനത്തിന്‍റെ പേരില്‍ നേരത്തെ ഉണ്ടാക്കിയ ഫോള്‍ഡര്‍ കൂടി ഉണ്ടാകും. ഈ ഫോള്‍ഡര്‍ തുറന്ന്നോക്കിയാല്‍ അതില്‍ ഏതാനും ഫയലുകള്‍ കാണാം. ഇതില്‍ കാണുന്ന 'FVU File' ആണ് Tin Fecilitation Centre ല്‍ നിന്ന് അപ്‌ലോഡ്‌ ചെയ്യുന്നത്. ഈ ഫയല്‍ മാത്രമായോ അല്ലെങ്കില്‍ ഈ ഫോള്‍ഡര്‍ ഒന്നിച്ചോ കോപ്പി ചെയ്ത് സി ഡി യില്‍ പകര്‍ത്തി Tin Fecilitation Centre ല്‍ അപ്‌ലോഡ്‌ ചെയ്യുന്നതിനായി 27A ഫോറത്തോടൊപ്പം സമര്‍പ്പിക്കാവുന്നതാണ്. ഈ ഫോള്‍ഡറില്‍ Form27A എന്ന pdf ഫയല്‍ കാണാം. ഇനി മുതല്‍ ഈ 27A Form ആണ് ഒപ്പിട്ടു നല്‍കേണ്ടത്.